Les beaux jours seront bientôt là, suivis de la saison estivale. Cela présage habituellement d’innombrables fêtes et événements en tous genres, en extérieur de préférence. C’est vrai qu’avec la pandémie, nous sommes aujourd’hui limités quant au nombre de participants, invités et assistants. Mais qui sait ? Peut-être que cette crise sanitaire trouvera une solution définitive très bientôt et il sera de nouveau possible d’organiser autant de fêtes que l’on souhaite. En tout cas, organiser un événement prend toujours du temps. Alors, si vous en avez un en vue, mettez-vous vite au travail !
A quoi faut-il veiller ?
Les événements en extérieur, lorsqu’il fait beau, lorsque le soleil brille de mille feux, c’est toujours très apprécié. L’ambiance est plus conviviale, plus chaleureuse aussi et les personnes présentes vont les unes vers les autres plus facilement. S’il s’agit d’une fête familiale, peut-être un anniversaire de mariage, ou un mariage, les enfants auront plus d’espace pour s’amuser et pour profiter du beau temps. Mais veillez à ce que les tables soient suffisamment éloignées les unes des autres et que rien n’encombre les allées, pour que tous puissent circuler tranquillement. Puisque le soleil sera au rendez-vous, vous devriez louer des chapiteaux, c’est incontournable. Les convives ne pourront pas savourer pleinement le moment s’ils brûlent à cause des rayons de soleil. Leurs lunettes solaires, leurs chapeaux ou leurs ombrelles ne suffiront pas à les protéger. Il est impensable que vous organisiez un événement sans envisager la location de chapiteaux, de tentes ou de pagodes. Si vous habitez à Paris, non loin de la capitale ou en Île-de-France, faites appel à une société spécialisée en installation de chapiteaux, ainsi, vous pourrez être assurés de la qualité des services et des équipements. En confiant l’installation de vos chapiteaux à des professionnels, vous améliorerez votre image et vous une chose de moins à penser.Par principe, ces sociétés possèdent déjà tout le matériel adapté pour des événements en extérieur. Demandez au préalable un devis puis louez assez tôt pour ne pas être pris au dépourvu.
Équipe, logistique
Une fois que vous aurez défini la date de votre événement, fixé le lieu et trouvé le financement (au besoin), il sera temps de vous constituer une équipe de confiance. Même si vous avez de l’expérience en matière d’organisation événementielle, vous ne pourrez pas tout faire vous-même. Alors, déléguez, répartissez les tâches et donnez à chacun les ressources dont il a besoin pour accomplir sa mission. S’il s’agit d’un événement pour une entreprise, vous devriez mettre au point un plan de communication bien ficelé. Pour assurer la réussite de l’événement, vous devriez en parler au maximum et par tous les moyens possibles (médias, réseaux sociaux). Pensez aussi à inviter des personnalités et des invités de marque. Maintenant, pour la logistique proprement dite, assurez-vous que le lieu soit bien aménagé, que la décoration soit soignée et surtout appropriée au thème de l’événement. Un faux pas en la matière pourra ternir l’image de l’entreprise ou de la fête.